Optimalisatie levering van plantenpakketten

Perfect Plant Deal (PPD) biedt webshops, daily-deal websites en platformen een dropshipment oplossing voor plantaanbiedingen. Elke dag verwerken zij alle webshopbestellingen van de afnemers. Dit betekent in het hoogseizoen het verwerken van ruim 10.000 orders per dag.

Het inkopen van producten en het leveren van alle bestellingen vergt een efficiënt, data-gedreven proces. Na de zomer van 2020 was de onvermijdelijke conclusie dat de limiet bereikt was om dit met spreadsheets nog betrouwbaar te kunnen uitvoeren.

Voor meer informatie over PPD ga naar de website www.perfectplantdeal.nl.

PPD biedt een groot assortiment plantensets voor verschillende webshops, die ze zelf samenstellen op basis van eigen kennis van planten en van kwekerijen uit de omgeving. Voorbeelden zijn iBood en VakantieVeilingen voor de b2b-markt en BOL.com voor de b2c-markt onder hun eigen label Plant in a Box.

Elke dag verwerkt PPD alle webshopbestellingen. Dit betekent in het hoogseizoen het verwerken van ruim 10.000 orders per dag over 6 inpaklijnen. Kern van het proces is mede het listig en effectief inkopen van de planten bij de kwekers, zodat deze in samenhang met de uitgezette verkoopacties binnenkomen in het warehouse.

Ook de GLS integratie is belangrijk in het primaire proces. Nadat de verkooporders zijn ingelezen uit alle verkoopkanalen worden de verkoopregels ingeplanned en klaargemaakt voor verzending. Bij het aanmelden van de verzendingen wordt de T&T-code opgehaald. Deze wordt toegevoegd aan de levering en bovendien geprint op de verzendlabels.

Tot en met 2020 werden de orders afgehandeld met LabelLite van GLS op een manier waarvoor het tool niet bedoeld was. Bestellingen en voorraadbeheer werd gedaan met Excel. Door de groei van orders, door nieuwe externe investeerders en door GLS, die de dataintegratie anders georganiseerd wilde hebben, was het duidelijk dat Perfect Plant Deal toe was aan een andere IT-oplossing.

De directeur van een naburig bedrijf wees de directie van PPD op Odoo en Dutchworld. In een korte periode werd door Dutchworld middels een Proof-Of-Concept aangetoond dat Odoo de passend oplossing kon zijn, mits het plan van aanpak uitgevoerd kon worden.

Op 1 november 2020 noteerde Dutchworld PPD als prospect in Odoo CRM. Op 15 december 2020 startte het ERP-project. Net voor het voorjaarsseizoen ging PPD op de beoogde deadline live per 1 Maart 2021 met de 1e implementatieversie van Odoo14.

Business processen en aspecten:

Als eerste zijn veel datakwaliteits-issues in de stamgegevens opgelost. Problemen die je moet verwachten bij een spreadsheet-gedreven organisatie.

Verwerking van verkooporders, waarbij de labels in batches van de leveringen gesorteerd geprint kunnen worden. Voorheen werden alle labels geprint vanuit LabelLite en werden alle labels handmatig gesorteerd op kweker, product en B2B-klant. Door het kunnen sorteren van de producten in een batch heeft Perfect Plant Deal 3 uur tijd per dag kunnen besparen.

Verder hebben we de integratie met GLS opgelost. Zodra de verkooporders zijn ingelezen en bevestigd, krijgt GLS een vooraankondiging van de leveringen. Daarnaast wordt in de verkooporder direct de T&T code teruggekoppeld en wordt de verzending van het bijbehorende verzendlabel voorzien.

Er is nu veel beter inzicht in de forecast van de uitstaande bestellingen en leveringen.

• Omzetforecast 2021 komt even hoog uit als 2020 ondanks wegvallen van een belangrijke opdrachtgever. Defacto dus omzetgroei uit de overige kanalen.
• Gestructureerder werken op de planningsafdeling. Betere afstemming tussen inkoop en productieplanning. Minder misgrijpen.
• Snellere en accuratere interface met GLS.
• Kwaliteit van het IT-systeem; het is sneller, stabieler en schaalbaar. Door een extern bureau is neergelegd dat PPD (op termijn) een 1 miljoen orders per jaar zou moeten kunnen verwerken.

Omdat we een duidelijke deadline hadden, voor het hoogseizoen moesten we live, was de aanpak strak en focus op de minimaal vereiste functionaliteit. Belangrijk was:

• de basisinrichting van de productencatalogus. Welke producten zijn sets en welke producten worden in een mix verkocht? En de verkoopprijzen per klant.
• een foutloze integratie met GLS. Deze moest bij GoLive direct 100% goed gaan.

Bij Perfect Plant Deal zijn ze met wat hulp van onze kant druk in de weer geweest met het importeren van alle masterdata.

Na een aantal testrondes zijn we na een implementatie van 2 maanden live gegaan. De GLS-integratie draaide al snel vlekkeloos, maar spannend was het wel.

Perfect Plant Deal is nu met een paar modules live. Voor de key-users was het best revolutionair om met een ERP-systeem aan de slag te gaan.

Nu intussen iedereen gewend is aan Odoo is het tijd voor fase 2. In fase 2 gaan verder met:

• Customer Service
• Volledig geautomatiseerde webshop integratie over POS-integratiebus
• Accounting