Zakelijke Dienstverlener optimaliseert urenregistratie en facturatie met Odoo

Administratieve werklast fors gedaald, facturen binnen 10 werkdagen betaald.

Daedalus

Daedalus is wereldwijd werkzaam binnen de Maintenance Repair en Overhaul sector (MRO). Zij richten zich op in het inzetten van on-site support teams voor het uitvoeren van eerst- en tweedelijns onderhoud bij onder andere Defensie van vliegtuigen en helicopters, component onderhoud, depot onderhoud, modificaties en upgrade programma’s. Voor meer informatie over Daedalus ga naar de website www.daedalus.nl.

Logischerwijs is een adequate urenregistratie belangrijk om zodoende correcte facturen te versturen naar de opdrachtgevers. In het ‘oude’ systeem was dit lastig. Enerzijds voor de medewerker en de opdrachtgever en anderzijds voor de administratie om alles verwerkt te krijgen tot een inzichtelijke factuur met bijbehorende urenverantwoording. Omdat vaak niet duidelijk was welke urenverantwoording bij de verstuurde factuur van toepassing was, stonden de facturen lang open.

Urenregistratie met goedkeuringsworkflow

Met de implementatie van Odoo hebben we om te beginnen het Employee-portal geïntroduceerd. Medewerkers kunnen op elke plek van de wereld eenvoudig zijn/haar uren registreren op het klantproject door in te loggen op een web-based portal. Het klantproject wordt door de back-office aangemaakt op basis van een verkoopcontract.

Nadat het verkoopcontract is aangemaakt, wordt volautomatisch het project aangemaakt waaraan de medewerkers kunnen worden toegewezen. Bijkomend voordeel van het Employee-portal is dat dit portal-users zijn. Portal-users worden niet berekend als een Odoo user-licentie.

Goedkeuren

Zodra de medewerker zijn/haar uren heeft geregistreerd, kan hij/zij de uren met een druk op de knop bevestigen. De contactpersoon van de opdrachtgever ontvangt een goedkeuringsverzoek. De opdrachtgever zet een digitaal handtekening op de timesheet en zal de uren goedkeuren. Zodra de uren goedgekeurd zijn, staan de uren in de backoffice van Odoo klaar voor facturatie.

Facturatie

De factuur wordt digitaal verzonden met als bijlage de geaccordeerde timesheet met digitale handtekening.

De doorlooptijd van het facturatieproces is hiermee verkort van > 30 kalenderdagen tot gemiddeld 10 werkdagen. Daarnaast is de administratieve werklast fors gedaald en het aantal fouten sterk gereduceerd waardoor de werkdruk op de administratie is afgenomen.

Doordat de facturen zijn voorzien van timesheet met digitale handtekening, worden de facturen vrijwel altijd binnen de betaaltermijn betaald. Het aantal gemiddelde openstaande facturen is hiermee verlaagd tot 10%.

De aanpak

Door duidelijke afspraken, goede communicatie en een efficiënte samenwerking is dit resultaat behaald. De aanpak was iteratief. Er kon worden geschakeld en daar waar nodig direct aanpassingen gedaan op de inrichting. Direct na live gaan was de ServiceDesk goed bereikbaar voor support. Ook hier werd het contact met Dutchworld als zeer prettig ervaren. Met de invoering van urenregistratie en facturatie is een solide basis gelegd voor verdere uitbreiding van Odoo.